Rozliczanie projektu wymaga cierpliwości i skrupulatności. Chcesz sprawnie rozliczyć pozyskaną dotację? Poznaj 7 kwestii, które warto mieć na uwadze, aby uniknąć niepowodzeń podczas rozliczania dofinansowania.
1. Porządek w dokumentacji
Gdy realizacja projektu jest rozciągnięta na kilka czy nawet kilkanaście miesięcy, to łatwo o utratę kontroli m.in. nad dokumentacją. Tymczasem ta jest niezbędna, aby rozliczyć projekt w terminach wskazanych w harmonogramie. Jak uniknąć problemów? Kluczem do sukcesu jest regularne gromadzenie dokumentów, np. korzystając z programu Excel.
Zapisując na bieżąco wydatki, zyskujesz:
- pełną kontrolę nad projektem;
- wiedzę o konieczności wprowadzenia zmian w projekcie;
- możliwość pełnego wykorzystania środków.
2. Zakupy? Tylko zgodnie z ustalonymi zasadami
Pozyskanie dotacji unijnej pozwala na zakupy – środków trwałych lub usług. Nie masz jednak pod tym względem dowolności, ponieważ musisz działać zgodnie z procedurami rozliczania dotacji. W zależności od szacowanej kwoty, jaką masz w planach wydać, konieczne może być przeprowadzenie procedury rozeznania rynku albo zastosowanie ścieżki przewidzianej w ustawie Prawo Zamówień Publicznych.
3. Umowy z kontrahentami i pracownikami pod kontrolą
Wybór kontrahenta nie wystarczy – konieczne jest jeszcze podpisanie umowy. Ważne, aby jej treść zabezpieczała Twoje interesy i np. przewidywała karę umowną, gdy kontrahent zrezygnuje ze współpracy. Szczególnie dziś, gdy istnieje ryzyko dalszych wzrostów wskaźnika inflacji, jest to rozsądne postępowanie.
Co w przypadku umów z pracownikami? Trzeba policzyć całkowity koszt pracodawcy. Pamiętaj jednak, że nie zawsze musisz podpisywać umowy o pracę – niekiedy może to być zawarcie umów zlecenia.
4. Ciągłe monitorowanie wykonania planu merytorycznego
Projekt wymaga dokonania pewnych założeń. Zdarza się, że w trakcie jego realizacji trzeba zmodyfikować koncepcję. Opracowanie planu działania pozwala uniknąć pomyłek i jednocześnie odpowiednio wcześnie reagować, np. zlecając przygotowanie szkicu umowy z kontrahentem czy ogłoszenia o naborze na utworzone stanowisko pracy czy zapytania na zakup środka trwałego. Wszystko po to, aby nie działać po omacku i przypadkowo.
5. Przygotowanie do ewentualnej kontroli projektu
Bieżące wykonywanie czynności daje poczucie posiadania kontroli nad prowadzonym projektem, ale nie eliminuje możliwości popełnienia błędu. Stąd też tak istotne jest sprawdzanie, czy wszystko jest w dokumentach. Co powinna ona obejmować?
Przykładowy zakres „kontroli” swoich dokumentów:
- sprawdzenie, czy podejmowane czynności są zgodne z dokumentacją konkursu;
- weryfikacja poprawności gromadzonej dokumentacji (pod kątem rachunkowym, podatkowym i zamówieniowym);
- sprawdzenie zapisów na kontach księgowych, które dotyczą projektu.
6. Stały kontakt z opiekunem projektu z instytucji finansującej
Podczas realizacji każdego projektu ważny jest przepływ informacji. Zasada ta jednak nie dotyczy tylko pracowników Twojego zespołu – równie ważne jest to, aby utrzymywać stały kontakt z opiekunem projektu reprezentującym instytucję udzielającą dofinansowania. Dlaczego? Pozostawanie w kontakcie może się opłacić, gdy konieczne będzie wprowadzenie zmian w projekcie albo gdy pojawią się wątpliwości.
7. Szybkie reagowanie na zmiany
Jeżeli z przyczyn losowych doszło do zmian, pozostaje znaleźć rozwiązanie. Zdarza się, że możliwe jest wprowadzenie modyfikacji w projekcie – warto rozważyć każdą możliwość. Pewne jest też, że im szybciej zareagujesz, tym większa jest szansa, że uda Ci się znaleźć optymalne wyjście z sytuacji.
