Uwarunkowania rynku, szczególnie panująca na nim konkurencja, powodują, że każde przedsiębiorstwo, które dąży do pomnażania kapitału, poszukiwać będzie metod, służących jego rozwojowi. Obecnie wielką wagę przykłada się do optymalizacji procesów, biorąc pod uwagę osoby, czas i przedmioty. Główne założenie polega na wytworzeniu doskonałej jakości dobra przy maksymalnie skróconym czasie jego produkcji. Dlatego projekt należy wyposażać w odpowiednie narzędzia, pomagające spełnić oczekiwania kontrahentów. Ważne jest postawienie na jego czele takiej osoby, która będzie nadzorować i spajać prace będące częściami składowymi całości. Duży ciężar odpowiedzialności sprawił, iż wyodrębniono kategorię, która skupia wokół siebie zarządzanie projektami.
Na czym polega zarządzanie projektami?
Kwestia związana z zarządzaniem projektami w głównej mierze decyduje o powodzeniu przedsięwzięcia. Kierownik, stojący na czele projektu musi być z nim związany przez cały czas jego trwania. Powinien znać plan działania, opracowywać dane zagadnienie i koordynować pracę wszystkich członków zespołu. Pełni także funkcję motywującą i scalającą działania kilku jednostek w jedną całość, której nadrzędnym celem jest zadowolenie klienta. Zarządzanie projektem składa się z fazy planowania, realizacji i finalizacji.
W skład planowania wchodzą badania potrzeb klienta. Na ich podstawie przygotowuje się plan działania. Dochodzi do ustalenia kosztów, które muszą ponieść wszystkie strony, biorące udział w procesie. Projekt zostaje osadzony w ramy czasowe, a kierownik dobiera kadrę, która, według niego, będzie terminowo realizować poszczególne zadania.
Realizacja polega na ciągłej interakcji między członkami zespołu. Kierownik motywuje zespół, a w trudnych chwilach podejmuje decyzje, dzięki którym projekt będzie podążał wcześniej obraną ścieżką. Także w tym momencie dochodzić będzie do interakcji z końcowym odbiorcą, za pomocą przedstawiania aktualnych postępów i porównań z jego oczekiwaniami.
W stadium finalizacji następuje połączenie pojedynczych działań w jeden, ustalony na początku produkt. Zostaje on przedstawiony klientowi, który może go zaakceptować bądź odrzucić.
Jak skutecznie zarządzać projektami?
Osoba zarządzająca projektem powinna posiadać wiele cech, z pozoru niespójnych z sobą dziedzin. Skuteczne nadzorowanie jest uwarunkowane zdolnościami technicznymi oraz stopniem nawiązywania relacji międzyludzkich. Kierownik projektu z jednej strony musi posiadać wiedzę o działaniu, specyfice i budowie projektu. Powinien odpowiednio definiować potrzeby klientów i mieć je na względzie podczas opracowywania głównych założeń projektu. Jest zobowiązany do wyboru jak najlepszych wykonawców. W tym momencie wysuwają się na pierwszy plan zdolności interpersonalne, ponieważ interakcja ze współpracownikami jest kluczem do powodzenia projektu.
Jak widać, praca osoby zarządzającej projektami wymaga wielu umiejętności. Menadżer powinien się ciągle uczyć i być na bieżąco z najnowszymi praktykami, dzięki czemu uzyska przychylność i szacunek podwładnych.
